Werkzeuge für landwirtschaftliche Kooperationen

Planung und Steuerung

Wieso braucht es diesen Schritt?

Die Pole von Aufgabe (z.B. Kuhstall verantworten) und Ertragsorientierung (Milchleistung) werden durch eine gute, systematisch wiederholbare Leistungserbringung zusammengebracht. Leistung ist souveränes Handhaben komplexer Abläufe in einer Unternehmung. Freiräume entstehen, wenn Strukturen und Abläufe klar und verlässlich sind und Methoden und Werkzeuge kompetent beherrscht werden. Dann dienen Kreativität und Improvisation nicht dem täglichen Überleben, sondern kommen der Arbeitsqualität und damit auch den Kunden zugute.

Grundlage einer jeden wichtigen Entscheidung innerhalb der Arbeitsabläufe ist, dass die Folgen dieser Entscheidung in der Budgetplanung für alle nachvollziehbar und plausibel abgebildet werden. Dies gilt für die Folgen durch den Kapitaldienst, entstehende feste und variable Kosten (Achtung: Arbeitszeit des Unternehmers berücksichtigen) und die zu erwartenden Erlöse.

Die Budgetplanung und der regelmäßige Abgleich mit der aktuellen Finanzbuchhaltung (FiBu) sind zunächst völlig unübliche Elemente in der Landwirtschaft. Der Einzelunternehmer verkörpert diese Element in einer Person und hat sie oft "im Gefühl". In Gemeinschaften dagegen ist die Transparenz und Nachvollziehbarkeit der Unternehmung durch die Planung und den Abgleich eine wesentliche Grundlage für das friedliche Miteinander im Sozialen!

Prinzip 1: Solange die Entscheidung noch nicht getroffen ist und noch auf der Planungsebene liegt, haben alle Beteiligten sämtliche Freiheiten in der Gestaltung der Verhältnisse. Ist die Entscheidung vollzogen, d.h. ist das Budget für das kommende Jahr gemeinsam verabschiedet, gibt es keine Freiheit in wichtigen Entscheidungen mehr ohne spürbare Konsequenz.
Prinzip 2: Ein Budget wird gemeinsam verabschiedet und damit ist der Rahmen, in dem der Einzelne in seinem Verantwortungsbereich handeln kann, abgesteckt.
Prinzip 3: Ein Budget braucht so viel Gewinn, dass der Lebensunterhalt der Beteiligten sowie die notwendigen Mittel für einen nachhaltigen Fortbestand der Unternehmung gegeben ist.
Prinzip 4: Aus dem Ergebnis oder dem Gewinn in einem gemeinschaftlich geführten Unternehmen ergibt sich nie ein absoluter Anspruch Einzelner, wie er einem Angestelltem mit festem Gehalt zusteht, sondern es geht immer um ein „teilen“ des Ergebnisses, um ein teilhaben am Erfolg oder Misserfolg.

Aus Aufgabe und Verantwortung, Fertigkeit und Planung ergibt sich ein Ergebnis, mit dem der Einzelne zum Erfolg der ganzen Unternehmung beiträgt. Welchen Spielraum die Gemeinschaft dem Einzelnen in seinem Verantwortungsbereich einräumt (Begrenzung in der Ausgabenhöhe o.ä.) ist eine Frage des Vertrauen, das im nächsten Abschnitt behandelt wird.

 

In welchen Situationen ist die Beschäftigung mit der Planungsebene besonders wichtig?

Die Jahresplanung sehen wir als wichtigen Routineprozess einer jeden Gemeinschaft, der in der Regel vor dem Beginn des Wirtschaftsjahres abgeschlossen werden sollte. Darüber hinaus machen es Faktoren wie Arbeitsüberlastung, mangelnder Gewinn, ausufernde Kosten, Zweifel an den Fertigkeiten einzelner Mitglieder in der Gemeinschaft u.a. notwendig, die in diesem Abschnitt beschriebenen Anforderungen besonders intensiv zu bearbeiten.
Ein Leser dieser Seiten, langjähriges Mitglied einer Hofgemeinschaft, empfahl uns, noch dringlicher auf diesen Punkt Planung und Finanzen hinzuweisen. Dies möchten wir mit seinen Worten tun: "Das Geld ist eine, wenn nicht die wichtigste Ressource am Hof. Ich weiß, wovon ich rede! Zahlen sind so ehrlich. Sie sind, ehrlich aufgestellt, d.h. beispielsweise nach einem gemeinsam abgesprochenen Schlüssel verteilte Kosten, nicht mehr zu diskutieren. Sie sind DER Spiegel aller guter Ideen und der Frage, ob sie es in die Welt schaffen".

 

Wir empfehlen folgendes Vorgehen

Die Planung kann ganz hofindividuell, aber auch wie in den beiliegenden Beispielen und Tabellen erfolgen.

Kernelement: Budgetplanung
Für eine gute Zusammenarbeit in einer Gemeinschaft ist die Planung und hier besonders die Budgetplanung, sowie eine transparente, von allen Verantwortlichen verstandene Gewinn- und Verlustrechnung (evtl. zusätzlich Bilanz) von grundlegender Bedeutung. In einer guten Budgetplanung werden alle Aktivitäten und alle Investitionen für das kommende Jahr abgebildet. Mit der gemeinsamen Verabschiedung eines Budgets stimmen auch alle Beteiligten diesen Tätigkeiten und den geplanten Investitionen zu.

Die Budgetplanung bedarf eines regelmäßigen Abgleichs mit der aktuellen Finanzbuchhaltung. Im Idealfall werden die Budgetplanung und die Finanzplanung quartalsweise abgeglichen. Dann ist ein effektives Steuerungselement für ungeplante Veränderungen vorhanden.

Als Beispiele einer guten und tragfähigen Planung liegen im Ordner „Beispiele“ die Budgetplanungen für Betriebe geringer, mittlerer und größerer Komplexität.

Planung der Privatentnahmen
Die Privatentnahmen sind ebenfalls Bestandteil der Budgetplanung. Hierfür braucht es eine Regelung der Gewinnverteilung. In Gemeinschaften stellt dies oft eine große Herausforderung dar, nach welchen Kriterien diese vorgenommen werden soll. Als Anregung wollen wir hier einige Möglichkeiten aufzählen.

  1. Verteilung nach Köpfen: Bekommen alle Gesellschafter den gleichen Anteil, sollte gegeben sein, dass ähnliche Verhältnisse im Hinblick auf Arbeitseinsatz, Bedürfnisse und Alter herrschen. Alle Gesellschafter und u.U. deren Partner arbeiten zu gleichen Teilen mit (z.B. alle Gesellschafter sind voll im Unternehmen beschäftigt).
  2. Verteilung nach Arbeitseinsatz: Sind die Verhältnisse im Hinblick auf den Arbeitseinsatz unterschiedlich, kann entsprechend der Gewinn verteilt werden. ( z.B. 100 % entspricht einem ganzen Gewinnanteil)
  3. Verteilung nach Bedürfnisse: Es kann sich auch als sinnvoll erweisen, in Anlehnung an die Bedürfnisse die Verteilung vorzunehmen. Junge Familien mit Jugendlichen haben z.B. einen höheren Bedarf als ein älteres Ehepaar ohne Kinder.

Grundsätzlich gilt es folgende Punkte zu beachten: In der Verteilung des Gewinnes sind wir frei (es sind steuerliche Grundsätze zu beachten). Er unterliegt dem Beschluss der Gesellschafterversammlung und sollte unter allen Umständen einmütig gefällt werden.

 

Beispiele und Ergänzungen

Neben den Beispielen für Budgetplanungen haben wir für die Planung neuer Betriebe oder neuer Betriebszweige einen Businessplan als Beispiel beigelegt.

 

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