Werkzeuge für landwirtschaftliche Kooperationen

Aufgaben und Zuständigkeiten

Wieso braucht es eine Klärung der Aufgaben und Zuständigkeiten?

Verantworten heißt, auf Aufgaben antworten zu können. Um eine Aufgabe verantworten zu können, muss ich Interesse und Engagement mitbringen und mich mit dieser Aufgabe intensiv verbinden können. Dafür ist wichtig zu klären, wer arbeitsteilig welche Aufgaben übernimmt. Sowohl für das Tagesgeschäft, wie auch für interne Entwicklungsaufgaben. Ungeklärte Zuständigkeiten und Nahtstellen führen leicht zu Konflikten. Wenn zum Beispiel die Zuständigkeiten nicht genau geklärt sind, kann das dazu führen, dass die aktiveren Charaktere gerne bei den anderen mitmischen. So entsteht bei den zurückhaltenderen Charakteren sehr leicht Frustration, auch wenn jeder nur das Beste will.

An dieser Stelle soll, aufbauend auf den gemeinsamen Zielen der vorigen Schritte, eine Verantwortungsstruktur aufgebaut werden.

 

In welcher Situation ist die Klärung von Aufgaben und Zuständigkeiten besonders wichtig?

Die Klärung von Aufgaben und Zuständigkeiten hat eine sehr hohe Bedeutung. Sie soll zu Beginn einer Gemeinschaftsbildung, oder wenn sich personelle Veränderungen ergeben oder wenn Unklarheiten auftauchen gemacht werden. Dies dient dazu, Spannungen und Konflikten vorzubeugen und das Engagement zu fördern.

Aber es ist auch ein jährlich zu aktualisierender Prozess, weil sich immer wieder neue Aufgaben ergeben und andere Aufgaben wegfallen.

 

Wir empfehlen folgendes Vorgehen

  1. Benennung aller Tätigkeiten in der Unternehmung
    1. Erstellen Sie eine Liste mit allen Aufgaben auf Ihrem Betrieb. Besonders wenn mehrere Personen in einem Arbeitsbereich tätig sind, ist es notwendig dies sehr detailliert zu machen. Auch weil dieser Schritt dazu dient, mit allen Beteiligten des Unternehmens in ein Bewusstsein zu kommen, was alles passiert, ist die Aufstellung nie zu detailliert. Siehe Beispiel → „Aufgaben am Hof, Beispiel 2“
      Auch hier gilt: machen Sie dies unabhängig davon, ob die Aufgabe erledigt wird oder nicht, wer es macht, ob es eine große Aufgabe ist oder eine kleine. Es darf und soll alles aufgeführt werden.
    2. Schauen Sie diese Liste gemeinsam an und prüfen Sie, wieweit ein gemeinsames Verständnis zu den einzelnen Punkten vorhanden ist. Evtl. korrigieren und präzisieren.
  2. Zuordnung von Verantwortung und Ausführung für jede Tätigkeit
    1. Fügen Sie hinter den Aufgaben zwei Spalten ein (oder verwenden Sie unser Arbeitsblatt), die erste Spalte besagt, wer die Aufgabe erledigt, die zweite wer sie verantwortet. Dies kann, muss aber nicht der/die Gleiche sein. → „Aufgaben am Hof, Beispiel 2“
    2. Jeder nimmt für sich die Liste und schreibt im ersten Schritt in die erste Spalte hinter die Aufgaben, wer diese auf dem Hof ausführen soll.
      1. Es geht um die zukünftige Zuordnung
      2. Es geht um das ganz praktische Tun, das Ausführen
      3. Jeder fügt seinen Namen und die Namen der anderen, bzw. der Mitarbeiter, bei den jeweiligen Aufgaben ein
      4. D.h. nach diesem Schritt haben Sie mehrere Listen mit u. U. unterschiedlichen Angaben, wer was machen soll
    3. Legen Sie diese Listen nebeneinander und prüfen, ob es Unterschiedlichkeit der Zuordnung gibt. Dann führen Sie sensibel eine Klärung der Zuordnung herbei. Denn:
      1. In dieser Liste steckt sowohl der Wunsch des Einzelnen, als auch die Beauftragung durch die Anderen
      2. Es wird auch Aufgaben geben, die (noch) niemand ergreift. Auch die wollen verteilt werden
      3. Ziel ist, dass Sie gemeinsam eine Liste erstellen für die Erledigung aller Aufgaben auf dem Hof
    4. Erweitern Sie diese Liste nun um die Spalte, wer verantwortlich für diese Aufgaben ist und klären diese Frage ebenfalls gemeinsam.
      1. Tätigkeit und Verantwortung müssen sich nicht decken (Bsp. Mitarbeiter)
      2. Es gibt für jede Tätigkeit nur einen Verantwortlichen! In dieser Spalte darf es keine Doppelnennungen geben
  3. Beschreibung der Schnittstellen
    1. Wenn Maschinen, Waren oder Dienstleistungen von einem Verantwortungsbereich in den anderen übergehen oder von zwei oder mehreren Verantwortungsbereichen gemeinsam benutzt werden, bedarf es einer Beschreibung der Schnittstellen (siehe Beispiel → „Aufgaben am Hof, Beispiel 1“).
      1. Herrscht Klarheit zum Umgang mit den Schnittstellen, ist die Benennung ausreichend. Bei Unklarheit ist eine detaillierte Beschreibung notwendig. Beispielsweise die Festlegung von Zeiten bei gemeinsamer Maschinennutzung, Kriterien für die Bewertung z.B. von Milch an der Schnittstelle zwischen Stall und Käserei.
      2. Auch bei dieser detaillierten Beschreibung die Verantwortung bzw. Erledigung der Tätigkeitsbereiche genau benennen.

 

Das Prinzip

Alle Entscheidungen und die Klärung der Verantwortung lassen sich aus dem oben formulierten Leitbild, aus Strategie und Zielen ableiten. Werden Leitbild, Strategie oder Ziele durch eine Entscheidung verändert, braucht es eine gemeinsame Entscheidung aller Verantwortungsträger. Mit der Zuordnung von Aufgaben bzw. Verantwortungsbereiche wird der Person die Entscheidungsverfügung über diesen Bereich zugesprochen.

 

Beispiele

siehe unter → Beispiele

 

Mögliche Varianten

  • Vorlage für AKV (Aufgaben-Kompetenzen-Verantwortlichkeiten) als eine Art „Stellenbeschreibung“ siehe → Weitere Materialien

 

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